WhatsApp y la bandeja de entrada

WhatsApp y el email llegan a una única bandeja de entrada compartida, asociados al viaje al que pertenecen, para que cualquiera de tu equipo pueda retomar una conversación. Está en Communications → Messages (Comunicaciones → Mensajes).

Conecta tu número de WhatsApp

Usas tu propio número de WhatsApp Business, no uno compartido.

1. Ve a Settings → Marketing & analytics (Ajustes → Marketing y analítica) y busca la tarjeta WhatsApp Business.
2. Pulsa Connect WhatsApp. Un asistente te guía por Meta Business, donde eliges o creas una cuenta de empresa y un número de teléfono.
3. Vuelve, y la tarjeta mostrará tu nombre visible, tu número y la fecha de conexión.

Hazlo en un navegador de escritorio; la configuración necesita una ventana de navegador real, así que las apps ofrecen un enlace para abrir una. Reconnect WhatsApp empieza de nuevo; Disconnect detiene los mensajes entrantes.

La bandeja de entrada

La lista de conversaciones está a la izquierda y el hilo a la derecha.

• Filtra por canal con las píldoras All, WhatsApp y email, y afina más con Mine y Unread.
• Ordena por Recent, o por Waiting para poner arriba a quien lleva más tiempo esperando.
• Los mensajes salientes muestran las marcas de entrega —enviado, entregado, leído— o una marca roja si algo ha fallado.

La mayoría de las conversaciones se asocian solas a la reserva o solicitud correcta, cruzando el número de teléfono o la dirección de email y, si no, leyendo el mensaje. Cuando no puede determinarlo, usa Link to booking or inquiry en la cabecera del hilo; las etiquetas que aparecen ahí te llevan directamente al registro.

Mine sigue a la solicitud, no al chat: una conversación es tuya cuando su solicitud vinculada está asignada a ti, en Sales → Inquiries. Consulta Enviar una propuesta.

La regla de las 24 horas

WhatsApp te deja responder libremente durante 24 horas después de que un cliente te escriba. Pasado ese plazo, solo puedes enviar un mensaje que hayas aprobado previamente. Esta no es una regla de Taplany: es como funciona WhatsApp para cualquier empresa, y es la razón de que existan las plantillas. Responde mientras la ventana esté abierta; usa una plantilla cuando seas tú quien inicia la conversación.

Plantillas

Communications → Message templates (Comunicaciones → Plantillas de mensaje) contiene todo lo que puedes enviar: Email, que no necesita aprobación; WhatsApp Text, una respuesta guardada para dentro de la ventana de 24 horas; y WhatsApp Template, aprobada previamente para contactar en frío o después de que la ventana se cierre.

Una plantilla agrupa todos sus idiomas, una pestaña por cada uno, y lleva campos con nombre —el nombre del cliente, el viaje, una fecha, un importe— que se rellenan desde la reserva al enviar.

Las plantillas de WhatsApp tienen que ser aprobadas por Meta: una plantilla pasa de borrador a pendiente en cuanto se envía, y de ahí a approved (aprobada) o rejected (rechazada). Si se rechaza un solo idioma, se marca la plantilla entera, así que revisa las pestañas. Se te avisa cuando cambia un estado, porque una plantilla rechazada puede bloquear en silencio mensajes de los que dependes.

Las plantillas que Taplany incluye de serie —sus emails estándar, el pie que aparece al final de cada email que envías y el texto de la respuesta fuera de horario— se abren en modo de solo lectura. Pulsa Customize (Personalizar) para tener tu propia copia en todos los idiomas y editarla; a partir de entonces se envía tu copia, marcada como Customized (Personalizada) en la lista. Si Taplany actualiza después el original, tu copia conserva tu redacción y la pestaña del idioma te lo indica. Restore original (Restaurar original) elimina tu copia en todos los idiomas y vuelve a la versión de Taplany; tus cambios no se pueden recuperar. Los cambios en los emails pueden tardar hasta cinco minutos en aplicarse a los que se envían. Las plantillas de WhatsApp aprobadas no se pueden personalizar así; crea la tuya propia.

Fuera de horario

Settings → Working hours (Ajustes → Horario de trabajo) define tu zona horaria y tus horas de apertura y cierre de cada día. Un mensaje de WhatsApp que llegue fuera de ese horario recibe una respuesta automática, en el idioma del cliente, y no se repite con la misma persona durante toda la tarde.

Borradores con IA, enviados por una persona

Cuando entra un mensaje, se prepara un borrador de respuesta bajo AI suggests (Sugerencias de IA): en el idioma del cliente, con el tono de tus propias respuestas recientes, con hasta tres versiones y con el registro que respalda cada fecha y cada cifra que menciona. Las notas junto a cada borrador —por qué se ha escrito y qué hay que comprobar— se escriben en el idioma de tu equipo, que se define en AI → Reply drafts → Settings (IA → Borradores de respuesta → Ajustes), en Team language (Idioma del equipo); la respuesta en sí sigue en el idioma del cliente.

Use this reply coloca un borrador en el editor. Nunca se envía por ti. Tú lo lees, lo editas y pulsas enviar.

Antes de redactar, el asistente puede consultar la propuesta, la reserva y los pagos del propio cliente, de modo que el borrador use sus fechas, hoteles e importes reales. Bajo cada borrador, Based on (Basado en) muestra los registros que cita y lo que ha consultado. Un importe que no consta en los registros del cliente aparece en rojo, y Use this reply pide entonces un segundo clic (Use anyway, Usar igualmente) antes de pasar el borrador al editor.

Las consultas a los registros se activan en Automations → AI agents → Reply drafts (Automatizaciones → Agentes de IA → Borradores de respuesta), cuando están disponibles para tu cuenta, y puedes desactivarlas ahí en cualquier momento. Nada se envía nunca por ti.

Controla el gasto en Settings → AI & budget (Ajustes → IA y presupuesto): un Monthly cap (límite mensual), un umbral de aviso y cuántas sugerencias automáticas por hora quieres; cero las desactiva.

Seguimientos y avisos

Communications → Message sequences (Comunicaciones → Secuencias de mensajes) contiene los goteos y seguimientos por email y WhatsApp, cada uno mostrando su disparador y si está Active o Paused. Communications → Notifications es el registro de actividad de tu equipo —nuevas solicitudes, reservas, pagos, contratos firmados— y también llega a las apps del personal. Los clientes nunca reciben estas notificaciones.

Siguientes pasos

• Enviar una propuesta — envía un presupuesto por WhatsApp o email.
• Gestionar una reserva — dónde acaba la conversación.
• Integraciones — conecta el resto de tus cuentas.